「重要度が高くて、緊急性は低い事」は意外と見落としやすい。

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１，重要度高い、緊急性高い
２，重要度高い、緊急性低い
３，重要度低い、緊急性高い
４，重要度低い、緊急性低い

やらなくてはならない事を、この四通りに振り分けて考える様にしてますが、最近気付いた事が、「重要度高い、緊急性低い」は意外と見落としやすい。という事です。

１と２は主に仕事で、３と４は殆ど時間泥棒ばかりです。特に４はほぼ仕事ではないと思われます。

１，重要度高い、緊急性高い
午前中のうちに取引先に電話をしなくてはならない、午後のプレゼンに向けて書類をまとめるといった様な内容です。
こういった緊急性が高くて重要な事は、嫌でも一番頭に残り、自分でも優先度を高めようと意識するので、見落としなどの心配は意外と少ないです。

２，重要度高い、緊急性低い
ウェブページ作成のような構築に時間がかかる事や長期計画でやる事、翌月末締め切りといったような別に今すぐやらなくてもいい事などです。

前者のウェブページ作成等は長期的にやるものなので優先的に作業しますが、問題なのは後者。重要だけど今月やらなくても良い事、月末だからまだやらなくても平気な事などは、ついつい後回しにしてしまい、やりだしたらすぐ終わるような事だと、そもそもやる事自体を忘れてしまったりしがちです。

こういった重要度が高いけど緊急性が低い案件は、すぐ終わってしまうことならば優先的にやってしまうのがお勧めです。

又、長期的な計画ばかりを優先して、短期的な案件を全て後回しにしてしまうと、結果的に長期的なものは当然出来てないし、短期的なものも何もやってないから出来てないという状態になってしまいかねないので、短時間で片付く事から手をつける事も大事です。

３，重要度低い、緊急性高い
この書類ちょっと百枚コピーしておいて。といった様な雑用が多いです。
もしくはプライベートな事で、これから友達と飲みに行く、毎週観てるテレビを観る、携帯メールやLINEやTwitter等での長時間やりとりなどもこれに該当します。
もし、１や２の案件で手一杯だったら断る勇気も大事です。

４，重要度低い、緊急性低い
主にプライベートな事。ぼーっとする、だらだらテレビを観る、休日に一日寝てる、ネットをする、ゲームをする等です。これらは無駄な時間である事が大半なので、もし時間がないと思ったらこれらの無駄を排除してみましょう。
どうしても観たい番組ならば録画しておいて時間がある時に観る、ぼーっとする暇があるならばそもそも忙しくはないはずなので、休日だからと二度寝したり、何もしてない無駄な時間を作らない様にする事で、時間はいくらでも確保出来ます。

また、休日はゆっくりしたい等の理由でぼーっとしたり午後まで寝たりする事自体は悪くはないのかも知れませんが、時間がないというのであればそれらが原因である事を意識しておくと良いと思います。

本当の事を言うと、この４つと作業時間の長短の８つでわけてるのですが、わざわざリストアップする様な短期的なものはそれほどないので、基本的にはこの四通りで自分と会社のスケジュールを管理してます。

やることがいっぱいあるとどうしても慌ててしまうので、面倒くさくても紙に書いて整理してみるのをおすすめします。